Revista
Ciencias Pedagógicas e Innovación
Volumen VI
(julio-diciembre 2018), Nº 1
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA EN EMPRESAS DEL SECTOR
PÚBLICO DE LA PROVINCIA DE SANTA ELENA, 2017
STRATEGIC PLANNING IN COMPANIES OF THE PUBLIC SECTOR
IN THE PROVINCE OF SANTA ELENA 2017
Jacqueline Bacilio Bejeguen1
Lorena Reyes Tomalá1
Mario Alomoto Tomalá1
Luis De la Cruz Pozo1
María Salgado Suárez1
Jacinto Sánchez Lino1
1Universidad Estatal Península de Santa Elena, Ecuador. jbacilio@upse.edu.ec
RESUMEN
El objetivo del presente artículo consiste en diagnosticar la
función administrativa de las instituciones públicas de la
provincia de Santa Elena, específicamente la etapa de la
planificación estratégica, la contribución teórica se realiza con
la finalidad de confrontar la parte teórica con la práctica, de
reconocer que la planificación estratégica tiene su razón de ser,
como es la satisfacción de las necesidades de la población y velar
por la calidad del servicio prestado; y, que se ejecuta a través de
un proceso participativo y continuo. Se exponen los resultados de las
encuestas realizadas a los administradores de las instituciones
públicas de la provincia de Santa Elena que formaron parte de una
muestra simple pero que realzan la importancia de esta función y
explica las debilidades, que como ciudadanos visualizamos al reclamar
nuestro derecho como contribuyentes, dejando en el pensamiento si
para ser un administrador público necesita conocimientos y
habilidades más que los votos populares o una simple designación.
Palabras claves: administración, función, planificación
estratégica, instituciones públicas.
ABSTRACT
The aim of this article is to diagnose the
administrative function of the public institutions of the province of
Santa Elena, specifically the stage of strategic planning, the
theoretical contribution is made with the purpose of confronting the
theory with practice, to recognize that the strategic planning has
its reason to be, as is the satisfaction of the needs of the
population and ensure the quality of the service rendered; and, that
is executed through a participatory and continuous process. The
results of the surveys directed to administrators of public
institutions of the province of Santa Elena who formed part of a
simple sample but that highlight the importance of this function and
explains the weaknesses, that we as citizens visualize to claim our
right as taxpayers, leaving in the thinking if a public administrator
needs knowledge and skills more than the popular votes or a simple
designation.
Keywords: administration,
function, strategic planning, public institutions.
Recibido: 07 de marzo de 2018
Aprobado: 07 de mayo de 2018
Publicado: 20 de junio de 2018
INTRODUCCIÓN
La palabra gestión ha evolucionado a partir de que las funciones de
los gerentes o administradores de empresas, se han vuelto más
exigentes con la finalidad de mejorar el desempeño institucional a
través de sus funciones; la gestión nos permite resolver objetivos
planteados mediante técnicas de seguimiento, optimización de
recursos, pronósticos, entre otros, con el propósito de
alcanzarlos en el tiempo propuesto y también según los
acontecimientos permitidos.
El presente trabajo tiene como objetivo revisar definiciones
respecto a gestión, gestión estratégica y pública que permita la
recopilación de información en las instituciones públicas de la
Provincia de Santa Elena para comparar la práctica con la teoría y
realizar conclusiones para posteriores investigaciones.
Desde la era de la globalización, la tecnología y el conocimiento
las funciones administrativas públicas dejan de ser actividades
detrás de un escritorio y ejecutadas por personas formadas para
desempeñar estas funciones, sino que son ocupaciones que requieren
de un alto desarrollo de habilidades técnicas, de comunicación y
cognitivas sin ningún grado de prioridad, estas se armonizan y se
ejecutan de acuerdo a las situaciones cotidianas.
Gestión
Según Jiménez (2014) en su obra define a la palabra gestión como
guías para orientar la acción, previsión, visualización y empleo
de los recursos y esfuerzos a los fines que se desean alcanzar, la
secuencia de actividades que habrán de realizarse para lograr los
objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes
y de todos aquellos eventos involucrados en su concesión. (p. 290).
La Gestión Pública (Jiménez, 2014) sugiere definirla como el
“Conjunto de acciones mediante las cuales las entidades tienden al
logro de sus fines, objetivos y metas, los que están enmarcados por
las políticas gubernamentales establecidas por el Poder Ejecutivo”
(p.293). La gestión pública nos ayuda a realizar una actividad de
manera correcta pero en el sector de empresas estatales considerando
las empresas públicas o departamentos de gobierno.
La Gestión estratégica según el mismo autor (Jiménez, 2014)
establece que es la determinación de los fines y objetivos a largo
plazo de la empresa, junto con la adopción de cursos de acción y
la asignación de recursos necesarios para lograr estos objetivos.
(p.293).
La gestión estratégica es la que nos permite alcanzar nuestros
objetivos en la empresa teniendo una excelente administración y
preocupándose por el cliente en la entrega de calidad del servicio
público y siendo competencia con las demás instituciones
gubernamentales generando un mercado competitivo y beneficioso para
el usuario, consiste en el proceso de definición (hoy) de lo que
queremos ser en el futuro, apoyando en la correspondiente reflexión
y pensamiento estratégico.
El plan estratégico constituye la herramienta en la que la alta
dirección recorre las decisiones estratégicas corporativas que ha
adoptado <<hoy>> (es decir, en el momento que ha
realizado la reflexión estratégica con su equipo de dirección),
en referencia a lo que hará en los tres próximos años, para
lograr una empresa competitiva que le permite satisfacer las
expectativas de sus diferentes grupos de interés. (Sainz, 2015)
El sector público
Según (Jiménez, 2014). Conjunto de actividades económicas que
están bajo el control del Estado. En Cuentas Nacionales, se refiere
a parte del sistema económico que está relacionado con la
actividad estatal, ya sea financiera o no financiera. Incluye a las
entidades pertenecientes al gobierno central e instancias
descentralizadas así como a las empresas públicas financieras y no
financieras que proveen bienes y/o servicios. El sector público
está conformado por diferentes instituciones afines al estado, esto
quiere decir, que las organizaciones deben estar enmarcadas a las
políticas públicas del poder estatal. Las organizaciones que
tienen estos rubros aportan al estado con los bienes y servicios
brindados a la comunidad, por otro lado hay instituciones las cuales
no son financieras pero que de todas maneras aportan a la sociedad.
Se llama sector público al conjunto que forman las corporaciones,
las instituciones y las oficinas del Estado. Debido a que el Estado
es una forma de organización de la sociedad, se entiende que
aquello que es estatal es público, en el sentido de que no
pertenece a una persona o una empresa sino que es propiedad de todos
los habitantes. (Pérez & Gardey, 2014). Una empresa del sector
público podríamos denominarla como una institución del estado, el
cual presta un producto o servicio a su comunidad, tienen una gran
diferencia con las empresas privadas puesto que las públicas están
más acorde a las necesidades de la comunidad en ámbito de
situación económica.
Quienes son las
empresas del sector público
Las empresas del sector público pueden ser beneficiarias de
subvenciones en los mismos términos que lo pudiera ser cualquier
empresa perteneciente al sector privado, el objetivo de imagen fiel
exige excepcionar en estos casos (subvenciones otorgadas a empresas
públicas por sus socios para financiar la realización de
actividades de interés público o general. (Sergio, 2017). Los
sectores públicos están conformados por empresa pública y
entidades gubernamentales la cuales están precedidas por un gerente
que es el encargado de administrarla y cumplir sus objetivos y
metas; no obstante dejar de lado la política del poder ejecutivo al
cual deben estar enmarcadas las empresas del sector público.
Administración
pública del Ecuador
Según (Tobar) La administración pública del Ecuador ha
evolucionado a través de los años realizando mejoras en los
reglamentos para los beneficios de los empleados públicos, en el
año 1923 se creó la Caja de Pensiones, para dar protección
social en particular a los empleados públicos. En el año 1928 se
promulgo la ley Orgánica de Haciendas, para regular sus
nombramientos, salarios y responsabilidad de los servidores
públicos. En 1959 se publica la ley de Carrera administrativa que
establece: La estabilidad de funcionarios públicos; su capacitación
técnica; y su sistema de selección. En 1968, la ley de Servicio
Civil y Carrera administrativa establece; un sistema de
administración del personal, basado en merito; igual oportunidad,
sin discriminación para todos los ecuatorianos hasta la actualidad.
Tabla 1. Población
de provincia de Santa Elena
Realizado por (INEC), 2010)
Administración
de Pública en la Provincia de Santa Elena
La provincia de Santa Elena es el número de 24 del Ecuador y consta
de 3 cantones y contiene según el Instituto Nacional Estadística y
Censo 308.693 habitantes que están distribuidos entre hombres y
mujeres por cada cantón de la siguiente manera: (INEC), 2010)
El 14% de la población Santa Elena trabaja en instituciones
públicas según el INEC en su último censo lo que es muy probable
que el porcentaje subiera en los siguientes años.
Tabla 2. Ocupación de
los habitantes de Santa Elena
Tabla
diseñada con datos del (INEC), 2010)
La empresa pública en la provincia de Santa Elena tuvo apertura
según (Marjorie Rodríguez C., 2016) a partir de la Creación del
Cantón Santa Elena, porque nace el Gobierno Autónomo
Descentralizado Municipal de Santa Elena y sus respectivas
autoridades. La creación del Gobierno Autónomo Descentralizado
Municipal de Santa Elena se fundamenta en el siguiente Marco Legal:
Constitución 2008 - Ecuador.
Ley Orgánica del Servicio Público.
Código Orgánico de Organización
Territorial, Autonomía y Descentralización
Código del trabajo
Ley Orgánica del Consejo de Participación Ciudadana y Control
Social
Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas
Normas de Control Interno y
Reglamento interno de la Institución.
Por lo tanto, hoy en día la única empresa gubernamental no es solo
el municipio de Santa Elena, sino que la provincia de Santa Elena en
el sector público cuenta con 44 instituciones gubernamentales las
cuales en este trabajo analizaremos la gestión estratégica que
ejercen.
Materiales y métodos
Para lograr los fines de la investigación se realizó una
investigación exploratoria dirigida a los administradores de las
instituciones públicas de la provincia de Santa Elena a través de
encuestas en los meses de julio, agosto y septiembre del año 2017
utilizando un muestreo probabilístico simple, la fracción muestral
fue de 40 instituciones públicas.
El objetivo de las encuestas fue reconocer el entorno de trabajo de
los gerentes, actividades que ejecutan, focalizada en la tendencia
actual del servicio público.
Resultados
Funciones de gestión
administrativa
De las encuestas realizadas a las instituciones públicas de la
provincia de Santa Elena con respecto a qué fase utilizan para la
gestión empresarial se obtuvo que un 75% planifica, organiza,
dirige y controla, mientras que un 15% planea, organiza y dirige y
el 10% que planea, controla y organiza. Estos valores indican que el
25% de las instituciones no consideran una función importante el
control y la dirección.
Planificación
Figura
1.
Gestión Administrativa
Fuente:
Autores.
Insumos: la mayoría de las empresas públicas utilizan como
insumo el diagnóstico institucional, misión y visión,
presupuestos, dando menos importancia a los informes de años
anteriores y el análisis de las necesidades externas como usuarios
y proveedores.
Figura
2.
Insumos de planificación
Fuente:
Autores.
Vigencia e importancia
El 96% de las instituciones contestaron que su planificación
estratégica tiene vigencia un año, mientras que un 2% 6 meses y 1
% entre 2 y 5 años respectivamente; consideran importante la
planificación por las siguientes razones:
Se define actividades a realizar
Permite coordinar el trabajo
Se establece presupuesto y personal
Mejora los procesos y optimiza recursos
Permite respetar el tiempo de los demás
Se obtienen buenos resultados
Permite adelantar y estar preparados antes sucesos
El tiempo ideal de la planificación según la experiencia de los
encuestados, el 46% sostuvieron que el tiempo ideal es anual, el 44%
mensual y el 10% semestral según su criterio personal.
Figura
3. Experiencia
en Panificación
Fuente:
Autores.
Figura
4.
Fines de la planificación estratégica
Fuente:
Autores.
Fines de la
planificación estratégica
La mayoría de las empresas manifestaron que realizan la
planificación por la organización de las actividades así como
también por dar un direccionamiento a la empresa y cumplir el
requisito legal mientras que 3 instituciones mencionaron que lo
hacen por ser un insumo para el control y 5 empresas que tienen
otros fines.
Figura
5.
Fines
Fuente:
Autores.
Metodología
Referente a la metodología que utilizan las instituciones públicas
para la planificación el 37% lo hacen en reuniones con jefes departamentales, el 26% de forma
participativa (interna y externa), el 13% utiliza redes de
información, 5% por plataforma informática participativa, 4% otro
tipo de metodología como grupos de interés, encuestas o
simplemente la realiza el departamento de planificación; y, el 2%
contrata asesores externos.
Figura 6. Tiempo
de elaboración
Fuente:
Autores.
Tiempo que se demora
para realizar la planificación estratégica
El 40% manifestaron que el tiempo estimado para realizar su
planificación es de un mes, el 17% corresponde a dos meses y con un
15% 6 meses; mientras que el 28% otros periodos indicando que el
lapso es superior a 6 meses.
Medios de socialización
El 45% de las instituciones públicas utilizan sus páginas web y
software como Quipux para socializar sus planes, el 32% que se ha
definido como otros se refiere a espacios en radios o reuniones de
trabajo, mientras que el 13% utilizan el método tradicional a través
de carteleras y, el 6% realiza esta actividad mediante folletos y un
4% no socializa su información.
Figura
7.
Medios para socializar la planificación
Fuente:
Autores.
Elaboración de
presupuestos
Respecto a la distribución del presupuesto el 25% la realizan por
departamentos, el 37% por proyectos, el 5% sostuvo que la
distribución se realiza en base a prioridades del entorno, el 3%
de acuerdo a los resultados obtenidos en el periodo anterior y por
ultimo un 2% por inversiones y el 28% de otras maneras.
Figura
8.
Distribución de presupuesto
Fuente: Autores.
Tiempo de seguimiento del plan anual de políticas públicas
(PAPP)
El 23% de los encuestados sostuvieron que el seguimiento de la
planificación se realiza mensual, 23% semestral, el 21% trimestral,
10%, cuatrimestral, el 7% de manera continua y el 16% desconocía
del tema.
Tipo
de control y seguimiento de su planificación
El 66% realiza el seguimiento y control de la planificación
mediante el desempeño de los trabajadores, el 12% realiza
seguimientos en tiempo real, el 2% realizaba controles preventivos y
el 20% aplica de acuerdo a la situación todas los tipos de control
antes mencionados.
Figura
11.
Cumplimiento
anual del plan
Fuente: Autores.
Porcentaje de
cumplimiento del plan institucional del año anterior
El 32% de los encuestados respondieron que el cumplimiento del plan
institucional estaba entre el 96 y 100%, el 38% entre 76 y 96%; el
15% está por debajo del 25%, el 15% entre el 26 - 50% y el 3%
desconocían el tema.
Porcentaje de
ejecución presupuestaria del año anterior
El 38 de los encuestados ejecuto su presupuesto entre el 86 y 95%,
mientras que el
30% logro ejecutar entre el 96 y 100% de su presupuesto, el 11% de
los encuestados desconocen del tema, el resto de los encuestados
ejecutaron su presupuesto por debajo del 60%.
Figura
12.
Presupuesto ejecutado
Figura
13. Tiempo
de socialización de la ejecución de la planificación
Fuente:
Los autores.
Tiempo de
socialización de informes
El 58% socializa al año la ejecución de su planificación, el 2%
cada 6 meses, el 25% no realiza, mientras que el 15% cumple al
trimestre siguiente de cada año.
Medios que se utilizan para la rendición de cuentas de la
comunidad.
El 28% publica los resultados obtenidos para parte de la rendición
de cuentas a través de su
página web institucional, el 22% lo socializa con el personal de la
misma institución, el 14% de los encuestados usan informes
institucionales y socializaba en otro lugar, el 10% usaba otro tipo
de medios como reuniones o revistas, el 8% utiliza la radio y
finalmente el 4% lo realizaba mediante folletos.
Figura
14.
Medios para rendición de cuentas
Fuente:
Los autores.
Figura
15. Quienes
realizan seguimiento a la planificación
Fuente:
Los autores.
Quiénes realizan el
seguimiento del cumplimiento del plan estratégico en la empresa
El 43% los jefes departamentales realizan el seguimiento del plan
estratégico, el 24% es ejecutada por el departamento de
planificación, el 12% conforma una comisión para el seguimiento, y
en el 9% de las empresas el gerente se encarga de esta función.
Discusión
Planificación
estratégica
La planificación estratégica nos indica las acciones a emprender
para conseguir los fines; los planes no sirven para nada: lo que si
merece la pena es planificar (Romero, 2010). En este sentido,
podemos decir que los administradores de las instituciones públicas
de Santa Elena en su totalidad reconocen la etapa de la
planificación, pero a medida que se avanza con el análisis, se
evidencia que lo hacen por cumplir con el proceso de adquisición de
recursos económicos por parte del Estado, lo correcto es ver la
planeación como una herramienta que tiene la finalidad de crear
bases y establecer el rumbo de una empresa creando estrategias para
cumplir con la visión, misión y objetivos, tal como menciona
(Peteraf, 2012). Resulta incorrecto pensar en la construcción de un
plan estratégico institucional para cumplir con una formalidad o un
estándar de calidad, la planificación representa tomar una
decisión hoy para consecuencias futuras a través de un proceso
debidamente monitoreado.
El proceso de ejecución de la planificación estratégica no solo
se trata de conocer la misión, visión y filosofía; o de
establecer objetivos y metas a través de estudios prospectivos que
se ejecutan por medio de programas y proyectos, sino que se
fundamenta en el análisis profundo de identificar la situación
actual y real para establecer el punto de partida, para ello es
necesario contar con los insumos como son: la evaluación de la
misión y visión, diagnóstico situacional, informes de años
anteriores y la determinación de recursos; no se puede planificar
sin conocer la razón de ser y hasta donde aspira llegar la empresa,
tampoco el desconocer las amenazas y oportunidades que tiene,
reflexionar lo que ha logrado y con qué recursos ha contado para
posteriormente continuar, la falta de insumos en la práctica de la
planificación de instituciones públicas disminuye su importancia
y utilidad.
Es muy importante diferenciar en su elaboración, el tiempo de
construcción de un plan estratégico de desarrollo institucional
(PEDI) o plan plurianual de política pública (PPPP) y el Plan
Operativo Anual (POA) o Plan Anual de Política Pública (PAPP); a
pesar de que los dos documentos reflejan una planificación el
impacto es muy diferente, el estratégico direcciona la empresa a
través del cumplimiento de la visión, mientras que el operativo o
anual ejecuta lo planificado estratégicamente sin dejar de lado el
principio de flexibilidad que se aplica al evaluar su cumplimiento o
en los seguimientos, en la mayoría de las empresas públicas se
desconoce o no se aplica esta diferenciación, en los dos casos se
ha manifestado que el tiempo de construcción es un mes, tiempo muy
forzado en el plan estratégico considerando que debe realizarse
utilizando la metodología participativa. Por lo cual se entiende la
poca importancia que se da a la planificación reflejada en los
periodos de ejecución y en los porcentajes de cumplimiento.
Responsabilidad de la
planificación estratégica de las instituciones públicas
Para cumplir con la misión de las instituciones públicas en la que
prevalece la satisfacción de necesidades de la población y la
calidad del servicio prestado, es necesario ejecutar una gestión
pública eficaz que no se base en un simple discurso político sino
en asumir la responsabilidad de representante legal; esto implica
fortalecer y formar parte del tejido social (empresa privada,
habitantes, Estado) con la finalidad de lograr una planificación
que oriente y direccione al logro de grandes metas en el que se
evidencie el desempeño de la fuerza laboral, la eficiencia
administrativa y la consecución de los objetivos.
La responsabilidad que tienen los representantes de las
instituciones públicas de la provincia de Santa Elena implica
gerenciar para mejorar de manera general el desarrollo humano de
308.693 habitantes (INEC), 2010), de cumplir los compromisos
propuestos y aceptados por los ciudadanos que luego juzgarán o
reconocerán el impacto social de la población. Es importante
destacar que desde el año 2007 se ha recuperado la planificación
en el sector público y en la actualidad se mantiene con el Plan de
Desarrollo Nacional 2017 – 2021 realizada por la Secretaría
Nacional de Planificación y Desarrollo, planificación que
direcciona a las instituciones del Estado y al que todas las
organizaciones deben tributar. De acuerdo a los resultados obtenidos
se ha interpretado la descoordinación del direccionamiento
estratégico nacional con el regional, razón por la que la mayoría
de las instituciones públicas no alcanzan una cualificación
sobresaliente y justifican su socialización incumpliendo con la Ley
Orgánica de Transparencia y Acceso a la información Pública.
La aplicación de la administración pública en la construcción de
los planes estratégicos evalúa los roles y habilidades que tiene
su representante, porque no es exclusiva y cerrada del gobierno sino
que involucra a toda la comunidad simpatizantes o no, son actores
que conocen los problemas y que van a exigir soluciones pero que el
gobernante es quien consensa, analiza la viabilidad del plan y
decide que hacer.
Metodología y control
La gobernabilidad está muy relacionada con las competencias
asignadas a las organizaciones públicas en la Constitución de la
República y demás normativa legal vigente (Barrios, 2011), es
decir que cada institución pública tiene su competencia y de
acuerdo a ello el control, por lo que el seguimiento y control no
es responsabilidad de un solo departamento interno de la
organización, en particular de la dependencia de planificación,
sino que también hay competencia en instituciones externas como la
Contraloría General del Estado y para ello están las Normas de
Control Interno para el sector Público de la República del
Ecuador; según la información obtenida mediante la encuesta, en
muchas ocasiones los que se encargan de hacer el seguimiento del
plan estratégico son los mismos gerentes con sus jefes
departamentales de una forma mensual o semestral vinculada con el
desempeño de los trabajadores a través de reuniones de los jefes
departamentales.
La productividad de las empresas del Estado se vincula con el alto
desempeño institucional relacionada siempre con la provisión de
más y mejores bienes, servicios y actos de regulación públicos
para los ciudadanos (Barrios, 2011) y para ello se tiene que exponer
los logros, algunas lo han realizado a través de su rendición de
cuentas a la comunidad, por lo general se pública en la página web
de cada una de las instituciones y en otras ocasiones se socializa
con el personal de la misma institución, situación que hay que
mejorar.
Conclusiones
La planificación estratégica de las instituciones públicas, no
aporta directamente al cumplimiento del Plan Nacional de Desarrollo,
consecuencia del desconocimiento y la mala práctica en el proceso
de construcción y control de lo previsto, ignorando los insumos
principales como son la misión, visión, diagnóstico situacional y
la determinación de recursos. Por lo que es de mucha importancia en
cada cambio de autoridad establecer un proceso de acompañamiento y
capacitación de los funcionarios para la elaboración de planes
estratégicos y operativos, definición de estrategias, indicadores
y sistemas de monitoreo, esto considerando que en su mayoría no
tienen un perfil administrativo.
Los objetivos estratégicos a nivel nacional están vigentes desde
octubre del 2017, lo que obliga a hacer uso de la flexibilidad de la
planificación y ajustar los planes estratégicos y operativos de
los gobiernos seccionales materializando las metas causando un
efecto cascada, lo que permite evaluar la gerencia pública en todos
los niveles jerárquicos.
Este trabajo evidencia las debilidades en la planificación
estratégica de las instituciones del sector público de la
provincia de Santa Elena y permite hacer una reflexión respecto a
las competencias del monitoreo y control de su labor; como
ciudadanos debemos analizar nuestro voto y vincular las propuestas
con las competencias y el desarrollo local.
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